Format Nota Dinas Internal Perangkat Daerah (Word)

Birokrasi pemerintahan tidak akan pernah lepas dari urusan korespondensi atau surat menyurat. Dari dua jenis korespondensi, yakni korespondensi internal dan korespondensi eksternal, mungkin kita lebih sering terlibat dengan korespondensi eksternal. Meski demikian, korespondensi internal juga patut untuk dipelajari dan digunakan dalam kedinasan, salah satunya adalah nota dinas internal perangkat daerah.

Apa Itu Nota Dinas?

Sebagaimana tertulis dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, Nota Dinas merupakan sarana komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah. Dari pengertian tersebut, nota dinas bersifat komunikasi vertikal (dari bawahan kepada atasan, atau sebaliknya dari atasan kepada bawahan) maupun horizontal (antar pejabat setingkat) di dalam satu lingkungan unit kerja atau organisasi perangkat daerah (OPD).

Fungsi utama dari nota dinas adalah untuk menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian konsep rumusan kepada pejabat lain dalam satu unit kerja. Sehingga perlu menjadi perhatian bahwa nota dinas tidak boleh digunakan untuk komunikasi ke luar perangkat daerah.

Anatomi dan Struktur Nota Dinas

Merujuk pada Permendagri tentang Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, dapat dipahami bahwa Nota Dinas terdiri dari tiga bagian utama, yakni Kop dan Identitas Surat, Isi Nota Dinas dan Otorisasi.

Kop dan Identitas Nota Dinas Internal Perangkat Daerah

Bagian ini merupakan identitas pengenal dokumen. Terdiri dari Kop Surat yang menggunaka logo instansi dengan nama perangkat daerah, yang dilanjutkan dengan tulisan “NOTA DINAS” yang diletakkan di tengah, serta memuat rumusan identitas berikut secara berurutan:

1. Kepada Yth.: (Diisi jabatan tujuan)
2. Dari: (Diisi jabatan pengirim)
3. Tembusan: (Diisi jabatan tujuan tembusan Nota Dinas)
4. Tanggal: (Diisi tanggal pembuatan nota dinas)
5. Nomor: (Sesuai dengan tata urutan registrasi bagian tata usaha)
6. Sifat: (Biasa/Penting/Rahasia)
7. Lampiran: (Jumlah berkas pendukung, jika ada)
8. Hal: (Inti penulisan nota dinas secara ringkas)

Isi Nota Dinas Perangkat Daerah

Sebagaimana korespondensi yang lain, nota dinas sebaiknya lugas dan tidak bertele-tele sehingga substansi dapat langsung dipahami oleh pejabat yang dimaksud. Sebagai contoh, isi nota dinas dapat memuat:

1. Pembuka: Merupakan kalimat pengantar yang biasanya merujuk pada dasar pelaksanaan kegiatan, surat masuk, atau perintah lisan pimpinan sebelumnya.
2. Isi/Analisis: Menguraikan maksud, tujuan, kondisi lapangan, atau esensi laporan secara ringkas, padat, dan jelas.
3. Penutup: Berisi simpulan pendek dan kalimat harapan atau permohonan arahan/keputusan dari pimpinan (contoh untuk nota dinas kepada pejabat yang setara: ” Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.”).

Otorisasi Nota Dinas

Bagian ini memuat legalitas pengirim Nota Dinas. Posisinya berada di sebelah kanan bawah dokumen, yang terdiri dari nama jabatan pengirim, tanda tangan, nama terang (dicetak tebal/bold), serta NIP.

Baca Juga:

Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah

Download Template dan Contoh Nota Dinas (Format Microsoft Word)

Untuk mempermudah pembuatan nota dinas, contoh dan format draf Nota Dinas dalam bentuk Microsoft Word (.docx) dapat diunduh melalui tautan di bawah ini. Anda hanya perlu menyesuaikan logo instansi, nama jabatan, dan menyunting isi teksnya sesuai kebutuhan.

Referensi:

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

Ilustrasi pada Featured Image dibuat oleh AI